Malgré que la téléphonie IP comporte de nombreuses fonctions extrêmement intéressantes, plusieurs entreprises se contentent du minimum. L’émission et la réception des appels reste la plus basique des fonctions d’un IPBX. Cependant, chaque standard IP offre une multitude de possibilités capables de vous faire gagner en rentabilité et en productivité pour vos employés.

Lors de cet article nous allons mettre en valeur 4 fonctions très intéressant dont chaque standard téléphonique IP dispose et que vous devez sûrement commencer à utiliser.

Fonction N°1 : Le Follow-me

« Suivez-moi » comme son nom l’indique, est l’acheminement des appels en se basant sur une liste de numéros que vous créez. Le concept consiste à ce que l’appelant arrive à vous joindre sur l’un des numéros avant que son appel tombe en boîte vocal. Prenons l’exemple d’un client qui vous appel dans votre bureau, après 3 sonneries, c’est votre téléphone portable qui se met à sonner, à la cinquième sonnerie, l’appel est acheminé vers votre téléphone à domicile. Finalement, si la liste est épuisée, l’appel est envoyé à la boîte vocale.

Etablissement de la liste Follow-me à l’aide de la plateforme Grandstream

Cette fonction présente de nombreux avantages :

  • Vos numéros de téléphone fixe et mobile restent privés
  • Vous n’avez besoin que d’un seul numéro de téléphone à donner aux clients et aux associés
  • Les appels des clients importants vous atteignent, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez
  • Vous exploitez toutes les grandes opportunités et ne ratez aucune

Fonction N°2 : La messagerie vocale vers e-mail

La messagerie vocale vers le courrier électronique est l’une des fonctions les plus intéressantes d’un IPBX. Celle-ci offre la possibilité d’enregistrer un message vocal sous forme d’un fichier audio (.mp3 ou .wav) et de l’envoyer à une adresse électronique. Le destinataire peut ensuite télécharger le fichier directement de son email et le lire sur son smartphone ou son PC. Les messages vocaux comprennent généralement l’heure et la date du message ainsi que les informations d’identification de l’appelant.

Exemple d’interface permettant le voicemail to email

Cette option offre une grande flexibilité surtout lorsque vous disposez d’équipes mobiles. Les messages importants ne peuvent plus passer inaperçues tant que vous êtes instantanément notifié de tout nouveau message.

Fonction N°3 : L’intégration CRM

En intégrant votre système de CRM avec votre IPBX, le suivi de chaque interaction avec vos clients et prospects est plus facile que jamais. Vos dossiers sont à jour, et vous renseignent sur quand un client a appelé et à qui il a parlé. Les fonctions d’intégration vous donnent aussi la possibilité de lancer des appels directement de votre CRM. De plus, les appels entrants provenant de nouveaux numéros permettent de créer automatiquement de nouveaux dossiers clients.

Zoho CRM

Sans cette intégration, vos commerciaux font plus d’efforts pour suivre leurs interactions avec les clients par téléphone. Les données doivent être saisies manuellement dans le CRM, ce qui entraîne une perte de temps et d’efforts. L’intégration IPBX-CRM rend vos employés heureux et vos clients aussi.

Fonction N°4 : La musique d’attente

À un moment donné, les appels téléphoniques sont mis en attente, comme lorsque vous transférez un appel vers un autre numéro de téléphone. Cette fonction est aussi importante que toutes les fonctions qui l’a précédent. Personnaliser votre musique d’attente peut améliorer votre image de marque et donner au client une bonne impression sur votre entreprise.

Voici quelques exemples de comment votre entreprise peut tirer bénéfice d’une belle musique d’attente :

  • Grâce au marketing de l’attente, vous pouvez informer efficacement vos clients sur vos nouveaux produits et services.
  • Jouer de la bonne musique « à laquelle l’appelant ne s’attendait pas » peut en quelque sorte débarrasser l’interlocuteur des pensées négatives généralement associées aux appels destinés au service client.
  • Parfois vos clients peuvent obtenir l’information recherchée seulement en écoutant votre musique d’attente et les informations associées à celle-ci (Horaires d’ouverture, offres et services, etc.).

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